ریسک کارمان را مدیریت کنیم

در این‌جا خلاصه‌ کتاب «مدیریت ریسک پروژه» را می‌خوانید، با تحلیل مدیریت ریسک آشنا می‌شوید و می‌آموزید که چطور ریسک‌ها را شناسایی و آن‌ها را مدیریت کنید. تحلیل و محاسبه ریسک، جزئی از زندگی روزانه ما است. تحلیل ریسک کافی نیست. شما باید تصمیم بگیرید که چطور با انتخاب از بین معیارهای کنترل موجود برای تحفیف یا اجتناب از ریسک، آن‌ را مدیریت می‌کنید. جای تعجب است که سازمان‌ها اغلب پروژه‌های بزرگ را بدون مدیریت ریسک تقبل می‌کنند. بزرگ‌ترین ریسک‌ها اغلب از خطاها و اشتباهات مرسوم مثل سوتفاهم یا مسائلی مثل گرفتن مجوزهای دولتی ناشی می‌شوند، نه از فناوری. ریسک‌ها و پیامدهای آن را با دقت اندازه بگیرید تا اولویت‌های مدیریت ریسک خود را مشخص کنید. تلاش برای جدی گرفتن تمام ریسک‌های احتمالی، به نوبه خود اقدامی به ضرر سازمان است. ریسک‌ها را دائم مرور کنید؛ برای مدیر پروژه گزارش‌های فصلی از ریسک‌ها بفرستید. روندهای مدیریت ریسک را جزئی از عملکرد روزمره تیم پروژه قرار دهید. هر عضوی از تیم پروژه باید برای مدیریت ریسک احساس مسئولیت کند. یک ماتریس ریسک ایجاد کنید تا ریسک را از نقطه‌نظر‌های گوناگون، از جمله مسائل حقوقی، فناوری و مالی تحلیل کند.  

مدیران ریسک سازمان‌ها، افراد همیشه نگران‌اند. این که باید بنشینند و هرچیز بدی را که ممکن است برای سازمان رخ بدهد تصور کنند، به قدر کافی بد است. بعد آن‌ها باید همان آسیب‌پذیری واقعی را به میدان ببرند، جایی که صدها و چه بسا هزاران کارمند در پروژه های بزرگ مشغولند و این‌جا است که برای شما نیم‌رخ ریسک بر اساس قوانین مورفی از مرز سکته‌آور هم فراتر می‌رود. این زمانی است که مدیر ریسک پروژه‌ شما باید با دستی پر از نمودار و شکل وارد شود تا کمک کند فشار خون‌تان به حالت عادی برگردد. این مطلب خلاصه کتاب مدیریت ریسک پروژه است که توسط تیمی از مشاوران مدیریت ریسک نوشته شده است. اگر کار شما در سازمان‌تان این است که جلوی خراب شدن اوضاع را بگیرید، یا اگر قرار است یک پروژه‌ بزرگ را شروع کنید، حتما این مطلب را مطالعه کنید.

عوامل ریسک

از دفترتان برای خوردن ناهار بیرون می‌زنید و به جدول کنار خیابان نزدیک می‌شوید. قبل از این‌که از خیابان عبور کنید، به چپ و راست نگاه می‌کنید. بعد راه می‌افتید. این روال همیشگی در واقع نمونه‌ای از مدیریت ریسک است. بررسی رفت و آمد ماشین‌ها با این‌که تضمین نمی‌کند که شما سالم به آن طرف خیابان برسید، اما شانس‌تان را به میزان زیادی بالا می‌برد.

وقتی اصول مدیریت ریسک را به پروژه‌ای که پیش رو دارید اعمال کنید، متوجه این نکته باشید که مدیریت ریسک در واقع کاری است که شما هر روز انجام می‌دهید، چه با بستن کمربند ایمنی خود و چه با دیدن آینه عقب قبل از این‌که مسیر حرکت خود را تغییر دهید. ریسک، بخشی از زندگی است،‌ و مدیریت ریسک، بخشی از یک زندگی معقول است. همین‌طور که بیشتر در بحر مدیریت ریسک می‌روید، گه‌گاهی مفید است که به این نقطه شروع برگردید: مدیریت ریسک ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما در واقع مولفه‌ای از روال کاری روزمره شماست.

با این حال، مدیریت کردن ریسک در یک پروژه بزرگ مقوله‌ای کاملا متفاوت است. هر پروژه‌ای ریسک‌هایی دارد اما طبیعت آدمی به شکلی است که تمایل دارد ریسک‌ها را نادیده بگیرد و بر اهدافی مثل تکمیل پروژه متمرکز شود. شما فقط یک‌ فرصت برای درست انجام دادن پروژه دارید، و روزنامه‌ها هر روز نمونه‌های زیادی از هزینه کردن بیشتر از بودجه و منابع موجود، موانع، تاخیر، و حتی پروژه‌هایی که تا وقتی مشکل‌شان حل نشود متوقف شده‌اند، معرفی می‌کنند. بر اساس این گزارش‌ها می‌توان فهمید که برنامه‌ریزی درست برای مدیریت ریسک همیشه جزئی از مسیر کسب و کار نیست.

راه‌اندازی مدیریت ریسک

مدیریت ریسک باید با یک تحلیل دقیق از ریسک که از جامع‌ترین نقطه‌نظر‌های ممکن تعریف می‌شود، شروع شود. با این‌که مدیران تمایل دارند بر روی یک وجه از ریسک، مثل نقص فنی، تمرکز کنند ریسک‌های بزرگ‌تری در کمین مولفه‌های غیر فنی پروژه هستند، که شامل مسائل مربوط به مجوز، سوتفاهم و تشریفات اداری است. برای تعیین این‌که چطور تحلیل ریسک را گزارش کنید، اول اهدافی را که می‌خواهید در طی فرآیند به آن برسید، تعیین کنید. برخی از سازمان‌ها ابتدا از تحلیل ریسک استفاده می‌کنند تا کنترل پروژه خود را بهبود بخشند. اگر این اولویت شماست،‌ تحلیل را روی عواملی که ممکن است کنترل پروژه را تنزل دهند، متمرکز کنید. بعد معیارهایی را که باعث تخفیف یافتن این ریسک‌ها می‌شود شناسایی کنید. دیگر اهداف مهم تحلیل ریسک شامل موارد زیر است:

● ایجاد اولویت‌ها - تحلیل ریسک شما باید برای مهم‌ترین مولفه‌های پروژه بینشی فراهم کند. این به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید کدام حوزه‌ها احتیاج به توجه دقیق دارند. 

● پشتیبانی در فرایند تصمیم‌گیری - تصمیم‌ها اغلب شامل انتخاب‌ از بین جایگزین‌هایی مثل شرایط و تبصره‌های قرارداد است. یک تحلیل ریسک درست گزینه‌ها را شفاف می‌کند و در فرایند تصمیم‌گیری موثر است.

● تحلیل کمّی - شرکت‌ها اغلب سعی می‌کنند حاشیه‌های مثبت-منفی را برای تخمین‌هایشان تعیین کنند. یک تحلیل ریسک نشانگر امکان‌ اجرا و قابلیت انجام کار بر اساس تخمین‌های زده شده است. یک تحلیل کمّی ریسک می‌تواند هزینه‌های متفرقه و پیش‌بینی نشده را نشان دهد.

● تشخیص گلوگاه‌ها - اول این‌که، یک تحلیل ریسک، تهدید‌هایی را که متوجه نتیجه نهایی پروژه است بررسی می‌کند. بعد، به سراغ بررسی مولفه‌هایی می‌رود که تکمیل هر یک از مراحل کلیدی پروژه را تهدید می‌کنند. تحیل‌ها در مراحل اول بر اساس طرح پروژه انجام می‌شوند. بعدتر، روند برنامه‌ریزی باید هر یک از ریسک‌های واضح و حاضر را هدف بگیرد.

ماتریس ریسک

یک ماتریس ریسک، ریسک‌های بالقوه از نقطه‌نظر‌ها و عرصه‌های مختلف را که شامل منطقه‌بندی، سیاست، حقوقی یا قانونی، مالی یا اقتصادی، اجتماعی، فنی، داخلی، سازمانی و محیط زیستی است، بیان می‌کند. زمانی‌که عوامل ریسک را روی نمودار می‌برید، فهرستی از علت و معلول‌ها و ریسک‌ها تهیه کنید. برای مثال، اگر دیرکرد مجوزها یک ریسک است، برنامه‌ریز باید این را در نظر بگیرد که چه چیزی ممکن است باعث تاخیر در گرفتن مجوز شود. این ممکن است شامل برخی از اعتراض‌های محلی به مجوزها، تاخیر در جمع‌آوری اطلاعات برای تکمیل تقاضای مجوز یا در نوبت ماندن برای صدور مجوز در اداره مربوطه باشد.

همان‌طور که پیشنهاد شد، نمودارهایی که فکرهای شما را به تصویر می‌کشند یک جزء ضروری از تحلیل ریسک هستند. علاوه بر نمودارهای نمایش علت و معلول، این نمودارها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

● «درخت عیب» - این نمودار درختی تمام علت‌هایی را نشان می‌دهد که می‌تواند منجر به یک ریسک به‌خصوص شود که شما قصد مدیریت‌اش را دارید. ریسک بالای درخت است، و عواملی که ممکن است موجب این ریسک شوند به دنبال آن می‌آیند. درخت عیب هر چیزی را که منجر به رویدادی ناخوشایند شود، نشان می‌دهد.  
● «درخت رویداد» - این نمودار عواقب یک ریسک یا یک رویداد را پیش‌بینی می‌کند. فرض کنید تصمیمی گرفته شده تا در یک پروژه مته‌کاری محل چاه تغییر داده شود. برای انجام این کار ممکن است نیاز باشد لوله‌ها را درآورد، جای کابل‌ها و منابع تولید نیرو را تغییر داد، شرایط خاک را دوباره آزمود، مطالعات تازه‌ای در مورد اثر آن روی محیط زیست انجام داد و حتی تجهیزات تازه‌ای خرید. درخت رویداد، پیامدها را هم فهرست می‌کند، مثل «هزینه افزایش‌یافته برای زمانی که لازم است تا کابل‌ها و لوله‌ها را جا به جا کرد.»
● «نمودار تاثیرگذاری» - این نمودار نشان می‌دهد که چطور یک سری رویدادها، از وقوع طوفان گرفته تا اشتباهات مربوط به انجام مراحل اداری و کاغذبازی می‌توانند روی بخش‌هایی از پروژه شما تاثیر بگذارند یا آن‌ها را پیچیده‌تر کنند.
 
با این‌حال، تحلیل شما باید چیزی بیشتر از مشخص کردن ریسک‌ها داشته باشد. نتیجه تحلیل شما باید معلوم کند که هر ریسکی چقدر جدی است. یکی از روش‌ها این است که به هر ریسکی امتیاز دهید به این طریق که مهم‌ترین ریسک بیشترین امتیاز را بگیرد. روش دیگر این است که احتمال هر ریسک را ضرب در احتمال پیامدهای آن کنید. مثلا، ریسک سقوط هواپیما بسیار اندک است، درحالی که اگر اتفاق بیفتد پیامد آن بسیار شدید است. اگر احتمال وقوع و پیامد یک رویداد منفی را در ذهن داشته باشید کمک خواهد کرد که یک رویکرد متوازن و دوراندیشانه داشته باشید.

مدیریت ریسک

تحلیل ریسک کافی نیست. شما باید تصمیم بگیرید که چطور با انتخاب از بین معیارهای کنترل موجود برای تحفیف یا اجتناب از ریسک، آن‌ را مدیریت می‌کنید. لازمه چنین کاری این است که تعیین کنید کدام معیارهای کنترل کافی و عملی‌اند. بعضی وقت‌ها می‌توانید ریسک را به بالادست به سمت ارباب رجوع، یا به پایین دست، سمت شرکت بیمه یا تامین‌کننده سوق دهید. ریسک را به سمتی سوق دهید که انتظارات معقولی برای تاثیرگذاشتن روی آن داشته باشد. از راه حل‌های برطرف کردن ریسک که ریسک را در حوزه‌های دیگر افزایش می‌دهد حذر کنید. معیارهای کنترل شما می‌تواند شامل این‌ها باشد:

● اضافه کردن یک بیمه‌نامه دیگر
● دیدار با مقامات دولتی که تصمیمات آن‌ها روی کار شما تاثیر می‌گذارد
● تغییر جهت ریسک به سمت کسی که با او قرارداد کار بسته‌اید
● تنظیم بودجه احتیاطی خود برای تامین زمان، پول یا کنترل کیفیت، بیشتر از آن‌چه لازم دارید
● یادگیری و تمرین مواجهه سازنده با ریسک
 
وقتی یک معیار کنترل انتخاب کردید، یکی از کارمندان را مسئول پیاده‌سازی آن کنید. ارزیابی معیارهای کنترل و تحلیل ریسک در طی پروژه را ادامه دهید. آمادگی این را داشته باشید که ریسک‌‌های در کمین پروژه شما پیوسته تغییر کنند. مدیریت ریسک تحت  شرایط زیر از همیشه بهتر کار می‌کند:

● مدیریت ریسک باید با روندهای عملیاتی موجود تا حد ممکن جفت و جور شود
● باید در سطح مناسبی رخ دهد. مدیری که بیشترین تاثیر را بر ریسک دارد باید مسئول مدیریت آن باشد
● هر عضوی از تیم پروژه باید برای مدیریت ریسک احساس مسئولیت کند
● یک نفر باید مسئولیت «پشتیبانی ریسک» را به عهده بگیرد که به دیگران انگیزه دهد و تشویق‌شان کند که راهبردهای مدیریت ریسک را اتخاذ کنند
● با استفاده از مدیریت ریسک باید به جریان گزارش‌ها رسمیت بخشید تا کارکنان هر سه ماه یکبار اسنادی را تولید و مرور کنند که بازتاب دهنده ریسک و مدیریت ریسک پروژه است
 

پیاده‌سازی

بهترین طرح‌ها هم اگر درست پیاده نشوند بی‌ارزش‌اند. با این‌حال، شک داشتن اعضای تیم به تحلیل ریسک ممکن است ایجاد مانع کند. آماده باشید که مقاومت آن‌ها در برابر این تحلیل را درک کنید. یک اشتباه متداول دیگر این است که فرض کنید پیاده‌سازی یک امر آنی است. پیاده‌سازی مدیریت ریسک شامل یک منحنی یادگیری است، بنابراین سازمانی که مسئول انجام پروژه است باید روش‌هایش را طوری تنظیم کند تا خود را با خواست‌ها و نحوه گزارش‌‌دهی مناسب و دیگر نیازها وفق دهد. ممکن است لازم شود خود مدیریت ریسک را به‌عنوان یک پروژه جدید تعریف کرد. مثل هر پروژه دیگری این پروژه چند مرحله خواهد داشت:

● مرحله آغازین: اهداف روند مدیریت ریسک خود را ایجاد کنید. یک جدول زمانی برای پیاده‌سازی مقرر کنید. تعیین کنید که پیاده‌سازی شامل چه چیز خواهد بود. روی نتایج مطلوب توافق کنید. ضروری است که در این مرحله تعیین کنید چرا شما به مدیریت ریسک احتیاج دارید و مدیریت ریسک باید چه چیزی را انجام دهد.
● مرحله تعریف: پیش‌نیازها،‌ اهداف کیفی و روش‌های ارزیابی مدیریت ریسک را تعیین کنید. آیا تمام این پیش‌نیازها به‌دست آمدنی است؟ آیا هیچ کدام از آن‌ها در تضاد با دیگری است؟ به چه ابزارها و منابعی نیاز دارید؟ در این مرحله، هر مولفه‌ای را که در قلمرو پروژه مدیریت ریسک شما قرار نمی‌گیرد، تعیین کنید.
● مرحله طراحی: شرح وظیفه‌ای را بنویسید که روش مدیریت ریسکی را که باید پیاده‌سازی شود، بیان کند. ابزاری را که استفاده خواهد شد، طراحی کنید.
● مرحله آماده‌سازی: یک طرح پیاده‌سازی را آماده کنید. ابزارهای لازم را بیازمایید و شروع به آموزش دادن کارکنان مدیریت ریسک کنید.
● مرحله تحقق: پروژه را پیاده‌سازی کنید.  یک جدول زمانی واقع‌بینانه برای این مرحله طرح کنید. طی این مرحله، طرحی برای حفظ مدیریت ریسک از زمانی که پیاده‌سازی می‌شود، بریزید.
● مرحله پیگیری: به مدیریت ریسک ادامه دهید و هر تغییر ضروری را اعمال کنید. ارزش‌یابی‌های مرسوم را اجرا کنید و درس‌هایی را که اعضای تیم‌تان آموخته‌اند، ارزیابی کنید. مدیریت ریسک در طول پیاده‌سازی اغلب دچار چالش‌هایی می‌شود. برخی از سازمان‌ها حس می‌کنند که این روند مناسب فرهنگ سازمانی‌شان نیست یا این‌که مدیرشان نسبت به آن بی‌اعتناست. پذیرفتن مدیریت ریسک یک پیشرفت برای سازمان محسوب می‌شود که نیازمند یک منحنی یادگیری سازمانی است، بنابراین درگیر شدن رهبران شرکت شما و شیوه مدیریت‌شان اهمیت زیادی دارد. سازمان‌هایی که مدیریت ریسک را به‌طور موفقی پیاده می‌کنند در این ویژگی‌ها مشترک‌اند:
● رهبران سازمان‌ها هدف مشخصی را از پیش تعیین می‌کنند. آن‌ها می‌دانند که می‌خواهند پروژه مدیریت ریسک‌شان چه چیز را انجام دهد.
● سازمان، ارتباطات داخلی خوبی دارد و پیام و ارزش مدیریت ریسک را از خلال سلسله مراتب مدیریت ریسک منتشر می‌کند.
● مدیران، روش مدیریتی خود را طوری تنظیم می‌کنند تا از هر کدام از مراحل پیاده‌سازی حمایت کنند.
● مدیران برای این‌که تصمیم بگیرند که چه زمانی و چطور مدیریت ریسک را پیاده کنند، فرهنگ سازمان خود را در نظر می‌گیرند.
● مدیریت ریسک جایگاه محکمی در ساختار سازمانی دارد.
● مدیران نشان می‌دهند که به آموختن درباره مدیریت ریسک متعهدند. به‌طور مثال، آن‌ها وقت می‌گذارند تا تجربه کسب کنند، که بیاموزند چطور به کارها رسیدگی کنند و درباره استفاده از واژه‌های کلیدی این حوزه تبحر پیدا کنند.  
● سازمان، برنامه پیاده‌سازی مدیریت ریسک جدی‌ای دارد و مدیریت ریسک را در تار و پود عملیات روزانه‌اش قرار می‌دهد.
● مدیر پروژه در مدیریت ریسک درگیر است و نگاه مثبتی به آن دارد. این ضروری است.
● مدیرانِ ریسک در تسهیل پروژه نقشی حمایت‌گر دارند.
● روندهای داخلی مقولات اولیه و ثانویه مدیریت ریسک را متفاوت می‌کنند. اگر تحلیل ریسک خیلی گسترده و مفصل باشد، این روند غیرقابل مدیریت می‌شود.
● نتیجه این تحلیل باید اطلاعات روشنی باشد که راهنمایی واضح را برای هر اصلاح میان‌دوره‌ای فراهم کند.