سازمانهای رسمی و غیررسمی

سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش ها است؛ که به‌صورت رسمی سامان یافته است.
به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبکه ای از ارتباطات و اختیار، که افراد و گروه‌هایی که وظایف مهمی انجام می دهند، را به‌هم مرتبط می سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یک سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط کاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیکه سازمان رسمی تعیین می کند، چه فردی به چه کسی، گزارش می دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، که چه کسی، عملا با چه کسی، به تعامل می پردازد.  

در نمودارهای سازمانی، می توان ساختار رسمی سازمان و اینکه چه کسانی مسئول چه نوع کارها و یا فعالیت هایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی می تواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند کار های مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص کند. ولی نمودار سازمانی باعث می شود که برخی از ویژگی های ساختار سازمانی از نظر ها پنهان بماند. از یک دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است که افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیت های یکسان یا برابر هستند؛ در حالی‌که همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمی تواند در روابطی که بین افراد به‌وجود می آید (سازمان غیر رسمی)، خدشه ای وارد کند یا سد راه آن گردد.

چستر بارنارد، اولین کسی است که روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند های تصمیم گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه کرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش ها و شبکه های اجتماعی و غیر رسمی و نظام های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد که هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یکنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌کند.
وی یکی از نخستین اندیشمندانی بود که به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد که روابط غیر رسمی، هم به انجام کارها کمک می کند و هم می‌تواند به کارکنان در تأمین نیازهای اجتماعی شان کمک کند.

هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد که سازمان غیر رسمی روابط شخصی ای است، که در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر می‌گذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمی گردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.

در همین زمینه کیت دیویس، معتقد است که سازمان‌های غیر رسمی، شبکه ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند که لزوما توسط سازمان شکل نگرفته اند؛ بلکه به گونه ای خودجوش با همکاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می آیند. سازمان های غیر رسمی ممکن است دربرگیرنده افرادی از یک سازمان باشند، که مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می پردازند؛ یا افرادی که در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینکه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.

روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می گذارد. در هر زمان ممکن است، یکی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی توجهند.