تحول اداری در سازمانها !

کلیات - مفهوم  در یک تعریف ساده، تحول را فرآیندی دانسته اند که با افزایش و بالا بردن ظرفیت ذهنی و توانمندی ها و مهارت های ادراکی، قابلیت تطابق و تغییر محیط سازمان را ایجاد می کند، به گونه ای که علاوه بر تطبیق با شرایط دگرگون شونده محیط سازمان، سازمان به حدی از اعتلا دست یابد که بتواند بر محیط خود اثر بگذارد.

تحول را می توان برنامه هماهنگ شده ای تعریف کرد که نوعاً در گیر تغییرات بنیادی در استراتژی، ساختار، سیستم های عملیاتی ، توانمندی ها و فرهنگ سازمان می باشد.   تغییر، هنگامی ایجاد می شود که ما دریافتی را که نسبت به یک تجربه معین داریم ، عوض کنیم.

در ایجاد تغییر باید به این سه اصل، معتقد شویم:

1.       تغییر و تحول باید ایجاد شود. ( نه اینکه خوب است تغییر کنیم)

2.      ما باید این تغییر و تحول را ایجاد کنیم. ( دیگران ممکن است راهنمایی کنند، اما مسوؤلیت با ما است).

3.   ما می توانیم تغییر را بوجود آوریم. ( عادت ها را خودمان ایجاد کرده ایم، پس خودمان هم می توانیم آن را تغییر دهیم) 

چرا بیشتر کوشش هایی که برای تغییر و تحول اداری انجام می دهیم، موثر واقع نمی شوند؟ 

علتش آن است که به عوارض مشکلات، یعنی به معلول توجه می کنیم، در حالی که اگر علت را برطرف کنیم، مشکل دوباره تظاهر نمی کند.

شیوه زیر شامل شش مرحله ساده، اما موثر است که تغییرات پایداری را ایجاد می کند.

1.       آنچه را که واقعاً می خواهید، روشن و مشخص سازید ( بیشتر به چیزهایی که نمی خواهیم توجه می کنیم)

  2.      از اهرم روانی استفاده کنید ( کاری کنید که ایجاد تغییر و تحول امری اجتناب ناپذیر شود)

3.     الگوهای محدود کننده را در هم بشکنید. ( عادت هایی را که به آنها چسبیده اید ترک کنید)

  4.   برای عادت های قبلی جانشینی پیدا کنید. ( مبارزه با عادت های پیشین و رفتارها کافی نیست باید آنها را با عادات بهتری جایگزین کرد.)

5.     رفتار تازه را شرطی کنید( تا اینکه به صورت عاده تازه درآید)

6.      آن را آزمایش کنید ( تا از درستی عملکرد آن مطمئن شوید) برای از بین بردن الگوهای محدود کننده باید همواره به این نکته دقت کرد که این مرحله سخت ترین گام می باشد. همواره دیدگاه محدود سنتی که بر مسیر تحول قرار گرفته ما را محدود می کند.

تحول اداری و اصلاح نظام ساختاری:

تغییر و تحول ساختاری همواره در نظام دولتی کشور به عنوان یک راه حل اساسی مورد توجه بوده و دولتها در دوره های مختلف کوشیده اند تا از این طریق نظام اداری را متحول ساخته و اصلاح نمایند. تغییرات تشکیلاتی متعدد و متنوع نشانگر این گرایش متولیان ساختار کلان دولت است. اما نکته ای که در این میان مغفول مانده است، کارکرد ساختار دولت است در حالی که همه نظرها متوجه ساختار می باشد، نحوه عملکردها و کارکردهای ساختار فراموش می شوند.

چند نمونه از تغییرات تشکیلاتی رایج عبارتند از:

1- ادغام

2- حذف 

3- تقسیم سازمانها   

4- جابجایی پست های سازمانی

مشکل سازمان های اداری کشور قبل از انکه ناشی از نقص ساختاری باشد، حاصل بی انگیزگی نیروی کار، فرهنگ سازمانی کارگریز و شیوه های ناکارآمد انجام امور و ... می باشد.

مدیران سازمان و مدیریت کلان دولت به جای آنکه پی جوی علل بی انگیزگی کارکنان و اصلاح روشهای انجام کار و ترویج فرهنگ مقدس کار باشند که اقداکاتی دشوار و دیربازده می باشد، بلافاصله از ساده ترین و در دسترس ترین راه حل ها که همانا تغییرات تشکیلاتی است استفاده کرده و با این اقدام نوید اصلاح نظام اداری را به همگان می دهند.

نکته مهم : در اصلاح نظام اداری و تغییرات ساختاری باید تعریف علمی ساختار سازمانی را از طریق شناسایی اجزا متشکله آن دانست. ساختار سازمانی در نمودار تشکیلاتی سازمان خلاصه نمی شود. بلکه شامل میزان پیچیدگی، میزان رسمیت و میزان تمرکز یا عدم تمرکز سازمانی است. بنابراین اصلاح ساختاری صرفاً تغییر پستهای سازمانی و شکل تشکیلاتی نیست، بلکه تغییر و اصلاح در سه جزء متشکله ساختار، یعنی پیچیدگی رسمیت و تمرکز است که تحول ساختاری را بوجود می آورد. اصلاحات ساختاری و اداری در نظام اداری مستلزم به وجود آوردن فضای اعتماد متقابل در جامعه می باشد و قبل از آنکه اصلاحات جنبه ساختاری داشته باشد، وجه فرهنگی آنها قابل توجه است. تحولات ساختاری مؤخر بر تحول فرهنگی است.