ویژگی‌های یک نظام پیشنهاد موفق

زمانی یک نظام پیشنهادها موفق است که بتواند زمینه حضور و مشارکت فعال تمامی پرسنل شرکت را در ارایه پیشنهادها فراهم سازد و به شکلی طرح‌ریزی شود که وضعیت سواد کارکنان و یا رده شغلی آنها مانعی برای مشارکت افراد نباشد.   به‌طور کلی ویژگی‌های یک نظام پیشنهادهای موفق را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

• شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد
• به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پیشنهادها از طریق فرم های مخصوص
• سهولت روش‌های ارزیابی و تعیین پاداش‌ها
• سهولت و ساده بودن آیین‌نامه‌ها و دستور العمل‌های پرداخت جوایز
• شمولیت پیشنهادهای ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه‌ها
• سمت‌گیری پیشنهادهای ارایه شده به سمت پیشنهادهای گروهی
• کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده
• مشارکت پیشنهاددهندگان در اجرای پیشنهادها
• هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم‌ها در اثر اجرای پیشنهاد
• ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد

آیین‌نامه نظام می‌بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئین‌نامه سازمانها، سعی شود تا اول، رعایت عدالت و عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسی پیشنهادها صورت پذیرد . دوم در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه‌حل‌یابی و مشکل‌یابی فراهم می‌کند، اختیارات و مسئولیت مدیریت‌ها به ‌هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشود. سوم شرایط را برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاددهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند و چهارم آنکه فضا و سیستمی در شرکت ایجاد شود که در آن امکان مشارکت برای تمامی کارکنان و ذینفعان فراهم باشد .