جایگاه نظام پیشنهادها در ساختار سازمانی

نظام پیشنهادها بدلیل ویژگی خاص و از آنجا که با کلیه کارکنان سازمان مرتبط بوده و در واقع همه پرسنل متولی اجرای آن می باشند لذا از نظر جایگاه سازمانی نمی توان نظام پیشنهادها را زیر مجموعه یک مدیریت یا یک واحد خاص در سازمان قرار داد و این موضوع همواره به عنوان یکی از مسائل اصلی این نظام اداری مطرح بوده است.
بسیار مشاهده شده است که نظام پیشنهادها به صورت سلیقه ای در سازمانهای ایرانی در جایگاه های متفاوت و مختلفی قرار می گیرد . برای مثال در بعضی سازمانها جایگاه این نظام زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی و در برخی زیر مجموعه مدیریت طرح و برنامه، برنامه ریزی، روابط عمومی، و یا پژوهش و آموزش می باشد که هر کدام از این جایگاهها تعریف و وظایف خود را دارا می باشند.
در این جا این سوال مطرح است است که با توجه به اینکه هر واحد از یک سازمان دارای وظایف و تعاریف مختص به خود می باشد، آیا با قرار دادن جایگاه این نظام در هر واحد، تعاریف و وظایف نظام پیشنهادها با توجه به آن واحد متفاوت خواهد بود؟
جهت درک بهتر موضوع و از آنجا که نظام پیشنهادها بیش از صد سال است که در دنیا و شرکت های بزرگ و پیشرفته جایگاه اصلی خود را یافته و به بلوغ رسیده، اصلح است مروری بر وضعیت و جایگاه این نظام در سازمان های کشورهای پیشرو در این زمینه داشته باشیم:
در ژاپن که مهد بلوغ این سیستم تلقی می-گردد، نظام پیشنهادها یا به نوعی همان کایزن یا سیستم بهپویی دارای ساختاری مجازی و کاملاً منطبق بر ساختار اصلی سازمان ها می باشد.
بدین ترتیب که متولی و مسئول مستقیم این نظام ، مدیر ارشد سازمان بوده و ساختار نظام بهپویی منطبق با ساختار اصلی سازمان چیدمان می گردد. برای مثال در شرکت kobe steel که یک غول تولید کننده فلزات می باشد مدیر عامل و معاونین به عنوان شورای راهبری و سیاست گذاری و نظارتی نظام پیشنهادها می باشند و در واقع این نظام به طور مستقل زیر مجموعه مدیریت عامل می باشد و در هر معاونت کمیته های اصلی نظام پیشنهادها قرار دارند که رئیس هر کمیته معاون مربوطه می باشد و در واحد های زیر مجموعه معاونت ها، کارگروه های کوچکتری تشکیل می گردد و تا لایه های پایین شرکت ادامه پیدا می کنند. بدین ترتیب تقریباً تمام کارکنان به نحوی در کمیته ها و کارگروه های نظام بهپویی عضو می باشند و هنگامی که ارتقاء شغلی می یابند، در ساختار مجازی نظام بهپویی نیز ارتقاء یافته و به کمیته های بالاسری راه پیدا می کنند.
در واقع معاونین و مدیر عامل سازمان نیز از دل نظام بهپویی بیرون آمده و سیر ترقی را طی نموده اند . در غول های تجاری اروپایی و غربی نیز شبیه به این ساختار مشاهده می شود برای مثال در کمپانی ارتباطات بریتانیا (British Telecom)  مدیرعامل ، یک هیئت 3 نفره برای سیاست گذاری و راهبری نظام پیشنهادها انتخاب می کند که خود نیز یکی از اعضاء می باشد. این هئیت از مشاورین متخصص خارج سازمانی برای طراحی و اجرای این سیستم استفاده می نمایند و بر کار این مشاورین نظارت مستقیم دارند.

همانطور که ملاحظه نمودید در سازمانهای پیشرفته و موفق، این سیسم بطور مستقیم تحت حمایت و نظارت مدیریت ارشد سازمان قرار دارد. چرا که این مدیران ارشد هستند که خط مشی های سیستم را تایید، وجوه پشتوانه ای و بودجه آن را تامین و سیستم انگیزشی مناسبی را برای نگهداری سیستم فراهم می نمایند.
بنابراین برای حفظ ثبات، اقتدار، کارایی و اثربخشی بیشتر و پیشگیری از قرار گرفتن این نظام در مسیر نزول، پیشنهاد می گردد، نظام پیشنهادها در سازمانها به عنوان یک واحد بلافصل تحت نظارت مستقیم مدیریت ارشد سازمان قرار گرفته و به عبارت دیگر مدیریت ارشد، رئیس و متولی نظام پیشنهادهای سازمان باشد، چرا که:

توفیق نظام پیشنهادها:

1. با توجه به اهمیت و ضرورت حمایت مدیریت ارشد و اینکه اعتقاد و میزان حمایت مدیران از مهم ترین عوامل تعیین کننده توفیق ویا شکست نظام پیشنهادها در سازمان است، لذا بایستی بستری جهت حمایت هر چه بیشتر مدیریت ارشد از نظام پیشنهادها فراهم گردد که بهترین راهکار جهت جلب چنین رویکرد حمایتی، کم کردن فاصله سازمانی موجود بین جایگاه این نظام و مدیریت است.


تسریع اجرا پیشنهادها و پرداخت پاداش:

2. حضور مدیریت ارشد در رأس نظام پیشنهادها، سندیت و اعتبار بیشتری به فرآیند بررسی، تصویب، اجرا و پاداش های این نظام داده و با کم کردن اتلاف های موجود، اجرای پیشنهادهای تصویب شده را سرعت بخشیده و از کاستی ها و مسامحه های اجرای پیشنهادها پیشگیری میکند. این امر موجب دلگرمی کارکنان پیشنهاد دهنده می گردد و با توجه به بررسی و اجرای سریع پیشنهاد، میزان رضایتمندی کارکنان از این نظام در سطح مطلوبی حفظ می شود.

ایجاد اشتیاق درونی در کارکنان:

3. زمانی که کارکنان درک کنند که مدیریت ارشد در رأس نظام پیشنهادهاست، اهمیت این نظام و نیز ارزش و لزوم مشارکت آنان در پیشرفت سازمان، بیشتر بر کارکنان اثبات شده و آنها با اشتیاق درونی و جدیت بیشتری به ارائه پیشنهاد پرداخته و از اینکه می توانند به مدیر و سازمان خود در بهبود سازمانی کمک کنند بسیار خشنود و رضایتمند خواهند بود.

کاهش مقاومت در برابر نظام پیشنهادها:

4. حضور مدیریت ارشد سازمان در رأس فعالیتهای نظام پیشنهادها و ارتباط تنگاتنگ دبیر و دبیرخانه نظام با عالی ترین مقام سازمان، از مقاومت های احتمالی رده های مختلف سازمان در برابر تغییرات کاسته و به دستیابی بهبود مستمر کمک شایانی می نماید. فعالیت مدیران میانی و کارکنان آنها چشمگیرتر و حصول نتایج و رسیدن به اهداف اصلی نظام را تضمین می کند.